TIPS & TRICK

Kali ini saya akan membagikan salah satu tips&trick yang saya dapat dari Pelatihan Aplikasi Teknologi Informasi(PATI) yang saya dapat dari tempat saya berkuliah, UMM. Selamat menyimak!

Google docs ini sangat cocok untuk mahasiswa, pekerja kantor dan professional yang senang bekerja kelompok, karena ada fitur dari Google Docs yang membuat sebuah dokumen yang dibuat di Google Docs dapat di bagi ke orang-orang pemilik akun Google dengan pilihan aksesibilitas, seperti read only (hanya dapat membaca) atau editable (dapat mengedit dokumen) dengan  memilih can edit pada sharing settings dokumen.
Sekarang ini banyak akun dengan kegunaan yang bemacam-macam dan beraneka ragam. Contohnya akun Google, dapat mengoperasikan semua layanan yang dibuat oleh Google sendiri. Google Docs ini dapat dioperasikan hampir sama dengan Office pada Pc (tidak online). Langkah pertama untuk dapat membuat Google Docs ini tentu saja anda harus memiliki Akun Google. Setelah itu ikuti langkah-langkah cara menggunakan Google Docs untuk pemula.
1. Sebelum masuk ke dalam Google Docs, pastikan kalian sudah memiliki akun universal Google. Apa itu akun universal Google? Jadi sekarang Google sudah mengintegrasikan akun Gmail untuk semua layanan fasilitas Google. Nah, kalau udah punya Gmail, gunakan akun itu untuk semua fasilitas Google.
2. Apakah anda sudah mempunyai akun Google (akun Gmail) kalau belum silahkan anda untuk Cara Membuat Gmail dengan Cepat dan Mudah
3. Bukan www.docs.google.com dan masukan akun Gmail anda serta pasword pada bagian login. Jika anda sudah Login nanti akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini :

4. Setelah muncul tampilan seperti di atas silahka anda Klik pada bagian docs.google.com. Jika sudah lalu muncul gambar seperti berikut ini.

5. Nah anda sudah dibawa ke halaman "Welcome to Google Docs" langkah selanjutnya klik TAKE TOUR. Tunggu proses loading sejenak dan nanti akan muncul tampilan seperti ini :

 

6. Di atas tertera "No text documents yet" Ya karena anda baru menggunakan Google Docs ini jika anda nanti sudah mneggunakan fitur Google Docs ini maka akan ada daftar Documents anda. Pada proses ini silahkan anda Klik pada tanda bulat berwarna biru seperti gambar diatas. Jika sudah anda akan dibawa ke halaman tampilan Google Docs seperti gambar dibawah ini :

 

 

7. Taraaad nah kita lihat gambar diatas itu anda sudah siap untuk menggunakan layanan Google Docs tersebut ketikkan yang akan anda ketik dan ketikan yang anda mau ketikan. Jika anda ingin mengambil document dari PC anda silahkan lihat gambar berikut ini :

Klik open

8. Sekarang perhatikan gambar di atas yang saya berikan tanda lingkar klik "Upload" lalu klik "Select File form your computer" kemudian langkah selanjutnya akan tampil seperti ini :

Menggunakan Google Docs Dengan Mudah" height="322" border="0" width="400">
9. Lihat gambar di atas setelah anda klik tombol biru seperti yang saya katakan pada poin delapan, nanti akan muncul pop-up silahkan pilih lokasi file doc anda yang anda buat dari Microsoft Office biasa dan klik Open. Lalu lanjut :

10. Setelah memilih file dokumen anda pada computer anda maka akan tampil seperti gambar diatas. Tampilan teks pada Google Docs pada bagian atas berbahasa inggris dan yang bagian bawah berbahasa indonesia. dalam fitur Google Docs juga terdapat fitur Translate silahkan anda cari sendiri pada bagian "TOOL".
Apabila anda sudah selesai mengetik ataupun mengedit dokumen di Google Docs lalu langkah anda selanjutnya adalah menyimpannya. Pada Google Docs kelebihannya yaitu mampu menyimpan secara otomatis dalam server Google Docs tersebut jadi anda tidak perlu repot- repot untuk memindahkannya. Bila anda ingin menyimpannya dalam computer atau flash disk anda silahkan lihat gambar di bawah ini :

Google Docs 1

Google Docs 2

Google Docs 3

11. Lakukan secara urut seperti gambar yang saya tunjuukan kepada anda Google Docs1 dan Google Docs 2, untuk yang Google Docs 3 tersebut anda sudah selesai dalam menggunakan layanan Google Docs. Data anda akan tersimpan secara otomatis dan contoh bisa dilihat pada gambar Google Docs 3.

Berikut ini akan saya informasikan beberapa keunggulan dari  Google Docs.

Fasilitas See Revision History

See Revision History Fasilitas ini bener-bener keren, ketika kita salah dalam mengerjakan sesuatu atau kita tidak setuju dengan pekerjaan teman kita yang telah mereka edit, kita dapat kembali ke editan sebelumnya dengan menggunakan See Revision History.

Sharing and Privacy

Kita dapat mengelola aksesibilitas dokumen kita dengan menggunakan sharing and privacy, umumya ketika kita membuat dokumen baru dokumen akan terbatas hanya untuk kita saja. Nah, kalau kita ingin mendistribusikan file kita ke orang teman atau rekan kerja kita, kita dapat menambahkan alamat email teman kita agar mereka dapat mengakses dokumen ini dengan cara mengklik tulisan Private to only me  disebelah gambar gembok.
Masukan nama akun google, alamat email atau groups yang kita inginkan untuk menggunakan dokumen kita, pada bagian kanan kita dapat memilih apakah mereka dapat merubah dokumen (can edit) atau hanya dapat membaca (can read). Pada saat mengundang teman, kita juga dapat memasukan pesan khusus saat mengundang teman kita.

Bisa Ngeprint

Dengan Google Docs kita bisa langsung mencetak dokumen dan mengatur halaman seperti layaknya “page setup” di aplikasi office lainnya.

Translate document

yang menarik dibandingkan dengan aplikasi Office lainnya, Google Docs memiliki kemampuan untuk menerjemahkan dokumen karena sudah built in dengan layanan Google Translate. Walaupun hasilnya tidak mungkin 100% benar karena menggunakan algoritma komputer seperti layaknya Google Translate. Namun layanan ini hasilnya lumayan juga.
Caranya mudah, pilih tools > translate document, lalu ketik nama file baru dengan hasil terjemahan dan pilih bahasanya. Nantinya dokumen terjemahan akan menjadi dokumen baru yang terpisah dari dokumen awal dengan bahasa aslinya.

Dapat diakses dimana saja

Tidak perlu lagi bawa flashdisk dan semacamnya, dengan Google Docs ini anda bisa mengakses dokumen yang anda buat dimana saja asalkan ada koneksi internet. selain itu Google dengan Google Docs kita tidak perlu repot-repot mengirim dokumen lewat email agar teman kita dapat membaca dokumen yang kita buat, cukup berikan akses kepada mereka lewat sharing settings, lalu mereka dapat membaca dan mendownload dokumen kita tanpa harus membuka email.
Mungkin itu saja Cara Menggunakan Google Docs Dengan Mudah. selebihnya sama persis dengan program Office yang biasa kita gunakan seperti fitur spell correction and suggestion, tema persentasi.
Nah habis baca artikel ini mari sama-sama katakan selamat tinggal  dengan kerja kelompok yang sulit nyari waktu untuk kerja bareng di suatu tempat khusus bersama-sama.
Sekarang ada cara yang lebih mudah, tentukan waktu dimana bisa mengerjakan dokumen bersama-sama lalui kerjakan dengan seksama di Google Docs, Oh iya, kalau kalian masih mengeluh tidak bisa berkomunikasi langsung seperti layaknya bertemu saat kerja kelompok. Gunakan conference call dari Skype agar kerja kelompok online kamu lebih mudah dalam berkomunikasi. Bagaimana? keren dan mudah bukan? selamat bekerja ya! semoga artikel ini bermanfaat

 

SEKIAN.

 

*note: jangan lupa kunjungi sumber